Geschäftsadresse mieten / Firmenadresse mieten in Freiburg

Die Bedeutung der Postadresse eines Unter­nehmens wird oft unterschätzt. Sie ist zwar nicht zwangsläufig der Ort, an dem Sie regelmäßig arbeiten, sagt aber dennoch viel über Sie aus. Geschäftspartner und Kunden leiten, bewusst oder unbewusst, eine ganze Reihe von Attributen von Ihrer offiziellen Geschäfts­anschrift ab. Wenn sich Ihre Geschäfts­adresse z.B. in einer bekannten Straße befindet, in einem älteren Teil des Stadt­zentrums, dann transportiert sie Eigenschaften wie Seriosität, Konstanz, Verlässligkeit und Vertrauenswürdigkeit. Auf der anderen Seite kann eine Firmen­adresse in einer solchen Lage aber auch altbacken und verstaubt wirken, ein Eindruck, dem man durch andere Aspekte des eigenen Auftritts entgegenwirken sollte. Firmen­adressen in Wohn­gebiets­lagen wirken generell eher unseriös und sollten für größere oder länger­fristig angelegte Unter­nehmungen eher vermieden werden, insbesondere dann, wenn neben Kunden und Geschäfts­partnern auch Investoren von der Vertrauens­würdigkeit des Geschäfts und seiner Gründer überzeugt werden sollen.

Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt bei der Auswahl der richtigen Postadresse für ein Unternehmen ist die Frage der langfristigen Stabilität. Ein offizieller Wechsel der Postadresse des Firmen­sitzes ist natürlich jederzeit möglich, bringt aber meist eine lange Reihe von zeit- und arbeitsaufwendigen, fehleranfälligen und nicht zuletzt kostenintensiven Vorgängen bei Banken, Versicherungen, Finanzamt, Gewerbe­aufsicht, Handels­register (Notar!), Kammern, etc., mit sich. Auch müssen alle Kunden und Geschäfts­partner entsprechend informiert werden, was selten voll­umfänglich gelingt. Das Risiko, durch fehlgeleitete Firmenpost mit nachgelagerten Problemen konfrontiert zu werden, ist dabei leider immer gegeben.

Neben Außen­wirkung und Konstanz ist der Schutz der Privatsphäre der Gründer ein wichtiger Aspekt bei Entscheidung, eine Postadresse von einem professionelle Anbieter zu mieten, anstatt einfach die derzeitige Privat­anschrift zu verwenden. Die Geschäfts­adresse eines Unternehmens, insbesondere (aber nicht nur) bei Kapital­gesellschaften wie GmbH, UG und AG, wird in einer Vielzahl von öffentlich einsehbaren Stellen geführt, wie zum Beispiel dem Impressum des Webauftritts, dem Handels­register, dem Bundes­anzeiger oder anderen öffentlichen Verzeichnissen. Die Vorschaltung eines professionellen "Schutzschildes" vor die sensiblen, persönlichen Daten erhöht hier deutlich den Grad der Isolierung von im besten Fall nur unangenehmen, im schlechtesten Fall aber potenziell gefährlichen Akteuren.

Keinen Chef zu haben, der über Arbeitszeit und Arbeitsort bestimmt, ist für viele Selbständige und Freiberufler ein zentraler Punkt ihres beruflichen Lebens. Allerdings ergeben sich aus dem Luxus, von zu Hause zu arbeiten, oft zwei Probleme: adäquater Schutz der Privatsphäre und die Frage, wo man (regelmäßige oder sporadische) geschäftliche Termine durchführt, wenn zu Hause keine passenden Räumlichkeiten zur Verfügung stehen.

Eine Geschäfts­adresse in einem Coworking-Büro wie unserem bietet für beide Punkte eine perfekte Lösung, ohne große Kosten. Durch eine klare Trennung von privater und geschäftlicher Postadresse bleibt Ihre Privatanschrift eben genau das, was sie sein sollte: privat. Ihre geschäftliche Anschrift dagegen wird von allen Suchmaschinen als repräsentative, zentrale Lage erkannt und kann frei und weit im Impressum und ggü. Geschäftspartnern und Behörden veröffentlicht werden.

Und falls Geschäftstermine anstehen, die sich zu Hause nur schlecht abwickeln lassen, bieten Ihnen unsere Arbeitsplätze und unser Besprechungsraum genau die fehlenden räumlichen Möglichkeiten, die sie brauchen. Flexibel und genau dort, wo Ihre Partner sie aufgrund Ihrer Firmenanschrift erwarten.

Lokale Such­maschinen­optimierung ist für immer mehr Unternehmen ein wichtiges Werkzeug zur Gewinnung von Neukunden. Über Dienste wie Google Maps und über die Standortinformationen der Smartphones oder Browser werden Suchmaschinennutzer bevorzugt auf lokale bzw. regionale Suchergebnisse gelenkt. Kartendienste ermöglichen Interessenten die direkte Kontaktaufnahme (z.B. über einen Klick auf die veröffentliche, idealerweise lokale Telefonnummer) oder die einfache Wegplanung hinzu ihrem Firmenstandort. Taucht Ihr Unternehmen bei einer lokalen Suche nicht auf dem entsprechenden Kartenausschnitt auf, ist dies ein echter Nachteil ggü. der sichtbareren Konkurrenz.

Eine relativ einfacher und kostengünstiger Ansatz zur Verbesserung der Positionierung Ihres Unternehmens in den lokalen Suchergebnissen ist die Eröffnung einer virtuellen Betriebsstätte bzw. eines virtuellen Büros an einem möglichst zentralen Standort. Nach entsprechender Anmeldung in den diversen Verzeichnissen (z.B. bei Google Business, Gelbe Seiten, Yelp, etc.) verbessern sich die Rankings des Unternehmens für lokalen Suchen typischerweise sofort deutlich.

Am besten kombiniert man dann die neue Freiburger Firmenadresse gleich noch mit einer dazugehörigen Freiburger Festnetznummer (mit Vorwahl 0761). Diese Rufnummer kann dann z.B. einfach an die zentrale Auftragsannahme am Hauptstandort weiterleiten. Eine solche lokale Telefonummer rundet das Unternehmensprofil nicht nur für alle Kunden ab, sondern verstärkt auch nochmals den von den diversen Suchmaschinen erkannten Regionalbezug.

Verschiedene Skandale der letzten Jahre haben den Begriff Briefkasten­firma allgemein bekannt gemacht. Niemand möchte mit den unseriösen Geschäftspraktiken der darin verwickelten Firmen irgendwie in Zusammenhang gebracht werden. Daher ist die Frage der rechtlichen Bewertung einer virtuellen Geschäftsadresse zentral, nicht nur für unsere Kunden sondern vor allem auch für uns Anbieter!

Glücklicherweise gibt mittlerweile seit vielen Jahren in dieser Hinsicht keinerlei Unsicherheiten mehr.
Die rechtlichen Anforderungen an eine geschäftliche Postadresse unterscheiden sich etwas im Detail, je nach Themenbezug bzw. Gesetz, lassen sich aber einfach folgendermaßen zusammen­fassen: Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass alle das Geschäft betreffende Post, insbesondere von Ämtern und Behörden, schnell und zuverlässig die verantwortlichen Stellen im Unternehmen erreicht. Das heißt: Es muss sichergestellt sein, dass Ihre Post unter der angegeben Adresse entgegengenommen und entsprechend an die jeweiligen Entscheider weitergeleitet wird. Ein externes Postfach, wie es zum Beispiel die Deutsche Post anbietet, wird dabei explizit nicht als ausreichend anerkannt, da es keine persönliche Entgegennahme ermöglicht.
Eine gemietete Geschäfts­adresse in einem Gemeinschafts­büro wie unserem Coworking Space, die als Firmen­sitz oder Betriebsstätte genutzt wird, ist in rechtlicher Hinsicht in jedem Fall unbedenklich. Sie ist im juristischen Sinn ladungsfähig und anderen Formen, wie einem eigenen Büro oder gar Gebäude, vollständig gleichgestellt.

Wichtig ist: Durch die Angabe der unternehmerischen Firmenadresse ggü. Ämtern und Behörden übernehmen Sie als Gründer bzw. Unternehmer die Verantwortung dafür, dass die unter der Geschäfts­adresse zugestellte Post, Sie auch tatsächlich erreicht. Es ist also zentral, sich hier für einen seriösen und vertrauenswürdigen Partner zu entscheiden, der seine Verantwortung ggü. Ihnen und Ihrem Unternehmen auch entsprechend wahrnimmt!

Die Preise für eine gemietete Geschäfts­adresse variieren stark, je nach Stadt, Standortattraktivität und jeweiliger Service- und Vertragsgestaltung. Es gibt Anbieter, die bereits mit Preisen ab ca. 30 EUR/Monat werben, und es gibt Anbieter, die unter einem Mindestumsatz von ca. 150 EUR/Monat keine Neukunden aufnehmen.

Bei der Bewertung eines Angebots spielen Faktoren wie "versteckte" Zusatzkosten, wie Aufnahmegebühren, Gebühren für Kommunikation (Email, SMS, Anrufe), Digitalisierung (Scans, Fotografien) oder Weiter­leitung eine wichtige Rolle. Und auch die Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfristen sollten nicht außer Acht gelassen werden, da etwa eine 6-monate Zusatzlaufzeit, die man eigentlich nicht mehr braucht, eine anfängliche attraktive Kalkulation schnell kippen kann.
Gute Anbieter legen alle Preisbestandteile klar offen und versuchen, Ihre Kunden durch Stabilität und ehrlichen, verlässlichen Service zu überzeugen. Gerade bei sensitiven Angelegenheiten, wie der offiziellen Briefkommunikation mit Ämtern und Behörden, spielen weichere Faktoren wie Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit und Verbindlichkeit oft eine ebenso wichtige Rolle, wie die reinen finanziellen Komponenten.

Unter einer reinen "Geschäfts­adresse" bzw. "Firmen­adresse" versteht man zunächst erstmal nichts weiter als eine Anschrift, unter der ein Unternehmen postalisch erreichbar ist. Diese Adresse kann u.a. als Firmen­sitz oder Betriebsstätte angemeldet werden und wird von Ämtern, Behörden und Geschäftspartnern genutzt, um dem Unternehmen wichtige (oder auch unwichtige) Poststücke wie Briefe, Einschreiben oder auch Verträge zukommen zu lassen.

Jedes Unternehmen, egal ob es sich um eine Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG, ...), eine Personengesellschaft (GbR, KG, OHG, ...) oder ein Einzelunternehmen handelt, ist gesetzlich dazu verpflichtet, über eine Firmen­adresse zu verfügen und diese auch entsprechend öffentlich bekannt zu geben (z.B. im Impressum der eigenen Website). Auch wenn der traditionelle Postweg in der modernen Wirtschaftswelt immer weiter an Bedeutung verliert, sollte man als Unternehmer sicherstellen, dass alle an die offizielle Firmenanschrift adressierte Post auch wirklich schnell und zuverlässig die jeweiligen Adressaten erreicht, denn oft sind es gerade die wichtigen Dinge vom Finanzamt (Nachfragen, Verwarnungen), Gerichten (Mahnungen, Vorladungen) oder Geschäftspartnern und Mitarbeitern (z.B. Kündigungen), die nach wie vor per Post versandt werden.

Ob es sich bei einer Geschäfts­adresse gleichzeitig um ein sogenanntes "Virtuelles Büro" (auf Englisch "Virtual Office") handelt, hängt davon ab, ob zusätzlich zu dem reinen Firmenbriefkasten (mit dahinterliegendem Postservice) weitere Leistungen am Standort verfügbar sind. Die Bandbreite ist hierbei groß. Sie reicht von Arbeitsplätzen und Konferenz- bzw. Besprechnungsräumen, die flexibel genutzt werden können (wie in unserem Fall) bis hin zu einem vollstandigen "Firmen-Frontend", bei dem z.B. eine Telefonhotline permanent besetzt ist und Kundenanfragen unter dem Namen des Unternehmens entgegen nimmt oder sogar ein physischer Empfang mit Rezeptionspersonal vorhanden ist.

Die drei Begriffe "Domiziladresse", "Geschäftsadresse" und "Firmen­adresse" bezeichnen mehr oder weniger die gleiche Sache. Die beiden letzteren sind wirkliche Synonyme und vollständig austauschbar.
Im Gegensatz zu "Geschäftsadresse" und "Firmenadresse" wird der Begriff "Domiziladresse" auch für Adressen verwendet, die von Privatpersonen gemietet werden. Dadurch grenzt er sich etwas ab.

Unser Glossar erklärt diese und viele weitere Begriffe rund um das Thema "Virtuelles Büro" noch einmal mehr im Detail.

Sobald Sie sich entschieden haben, unseren Adress-Service in Anspruch zu nehmen, bzw. vielleicht auch erstmal nur zu testen, kann es sofort losgehen. Wir nehmen neue Firmenadressen regelmäßig direkt nach einem ersten Telefongespräch in Betrieb.
Wenn sie möchten, kann das also auch buchstäblich heute sein!

Außerdem freuen wir uns, wenn wir alle unsere Kunden mindestens einmal persönlich kennenlernen können. Persönlicher Kontakt ist unserer Erfahrung nach die beste Basis für eine lange und gute Geschäftsbeziehung.
Von daher heißen wir Sie in unseren Räumen jederzeit herzlich willkommen, egal ob Sie bereits Kunde sind oder noch Fragen haben.