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Glossar / Begriffserklärungen

Alle Themen rund ums Virtuelle Büro im Detail

Die Gesetze und Vorschriften rund um virtuelle Büros und Geschäftsadressen können manchmal etwas verwirrend sein. Daher bieten wir hier einen Glossar als Auflistung aller relevanten Ausdrücke und Themen mit möglichst verständlichen Begriffserklärungen und Abgrenzungen.


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Betriebsstätte

Eine Betriebsstätte wird in § 12 AO definiert als

... jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient.
Als Betriebstätten sind insbesondere anzusehen:
(1) die Stätte der Geschäftsleitung, (2) Zweigniederlassungen, (3) Geschäftsstellen, ...

Jedes Unternehmen hat daher mindestens eine und potenziell beliebig viele Betriebsstätten. Dabei unterliegen alle Betriebsstätten in Deutschland der Gewerbesteuer, wobei der Gewerbe­steuer­mess­betrag eines Unternehmens, das in Deutschland mehrere Betriebsstätten besitzt, durch Zerlegung auf die jeweiligen Gemeinden verteilt wird. Maßstab ist dabei in den meisten Fällen das Verhältnis der Arbeitslöhne (§§ 28, 29 GewStG).

Interessant ist, dass der Sitz der Gesellschaft nur dann als gewerbesteuerrechtliche Betriebsstätte angesehen wird, wenn zugleich auch die geschäftsleitende Tätigkeit an diesem Ort des Sitzes dauerhaft ausgeübt wird. Dies kann bedeuten, dass bei einer örtlichen Trennung zwischen Sitz der Gesellschaft und Sitz der Geschäftsführung am ersteren Ort keine Gewerbesteuerpflicht besteht.

Betriebsstätten kommt zudem auch noch eine lohnsteuerliche und eine einkommensteuerliche Bedeutung zu.
Details hierzu besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Eine bei uns gemietete Geschäftsadresse eignet sich hervorragend, um kostengünstig eine Betriebsstätte in Freiburg bzw. Baden-Württemberg einzurichten und zu unterhalten.

Briefkastenfirma

Unter einer "Briefkastenfirma" versteht man typischerweise Firmen­konstrukte, die nur auf dem Papier bestehen und keinen echten Geschäftsbetrieb mit realen Kunden und ehrlicher Wert­schöpfung aufrechterhalten. Die Ziele solcher rein rechtlichen Konstruktionen sind oft Dinge wie die Verschleierung von Geldflüssen und Eigen­tümer­verhältnissen ggü. Finanz­behörden, Umgehung von Haftungs­ansprüchen, Steuer­hinter­ziehung oder die Erschwerung von Strafverfolgung.

Da sich diese zwielichtigen Zwecke mit deutschen Gesellschaften im Inland nur sehr schwer umsetzen lassen, befinden sich solch unseriöse "Unternehmen" meist im Ausland, bevorzugt in Staaten mit deutlich lockeren Regularien hinsichtlich Finanzkontrollen, Meldepflichten oder der Bekämpfung von Geldwäsche.

Internationale Skandale, wie der der Panama Papers 2016, haben den Begriff "Briefkastenfirma" in der Öffentlichkeit zu größerer Verbreitung verholfen und für sicherlich lange Zeit negativ besetzt.

Daher ist es wichtig, das Konzept eines Virtuellen Büros bzw. einer gemieteten Geschäftsadresse klar von dem der oben beschriebenen "Briefkastenfirma" zu trennen. Ziel einer virtuellen Geschäftsadresse, wie wir sie anbieten, ist nicht die Ermöglichung unseriöser oder gar illegaler Geschäftspraktiken, sondern vielmehr die Flexibilisierung und Effizienzsteigerung realer Geschäftsabläufe.

Mit einem Firmensitz in einem Virtual Office können z.B. kleine oder junge Unternehmen Kosten und Zeitaufwand für Suche und Betrieb von physischen Büroräumen sparen und sich so mehr auf Produkt­entwicklung und Vermarktung konzentrieren.
Großen Unternehmen können kostengünstig Betriebsstätten in mehreren Städten unterhalten so für ihre Kunden besser und einfacher erreichbar sein.
Einzelunternehmer und Freiberufler profitieren u.a. von dem Schutz der Privatshäre, der sich aus einer klaren Trennung zwischen privater und geschäftlicher Anschrift ergibt, was z.B. für Journalisten heutzutage immer wichtiger wird.
Und nicht zuletzt erzielen praktisch alle unsere Kunden durch die Auslagerung von Postbehandlung, -vorsortierung und -digitalisierung an einen professionellen Dienstleister deutliche Effizienzgewinne, die sich aus viele Betriebsabläufe positiv auswirken.

Nichts von dem geschieht mit der Absicht, bestehende Regeln oder Gesetze zu unterlaufen oder irgendjemanden hinters Licht zu führen. Sämtliche Aktivitäten befinden sich völlig im rechtlichen Rahmen und werden ggü. Kunden und Behörden vollständig transparent gemacht. So sind wir z.B. im regelmäßigen, vertrauensvollen Austausch mit dem Freiburger Finanzamt und der Stadtverwaltung, um alle finanz- und verwaltungstechnischen Abläufe so reibungsarm wie möglich zu gestalten.

Büroservice

"Büroservice" bezeichnet eine Dienstleistung von Externen (also Betriebsfremden), die verschiedene Aufgaben rund um klassische Bürothemen beinhaltet, wie z.B.:

Der genauen Ausgestaltung sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Letztlich ist jede Integrationtiefe und -form in betriebliche Abläufe denkbar.

Die meisten Büroservice-Anbieter konzentrieren sich allerdings auf Aufgaben, die eine klare und einfache Schnittstelle zum Unternehmen erlauben, wie das z.B. bei den ersten beiden Punkten auf der obigen Liste der Fall ist.
Auch wir gehören zur Gruppe dieser Anbieter, was es uns ermöglicht, die wichtigen Prozesse rund um Postannahme und -behandlung maximal effizient zu gestalten und unsere Kunden so an den sich daraus ergebenden Kostenvorteilen partizipieren zu lassen.

Domiziladresse

Der Begriff "Domiziladresse" wird meist als Synonym für Geschäftsadresse verwendet. Im geschäftlichen Gebrauch bezeichnet sie daher entweder den Sitz oder eine einfache Betriebsstätte.

Anders als eine "Geschäftsadresse" kann eine Domiziladresse jedoch auch eine weitere, für unterschiedliche Zwecke genutzte Alternativadresse für Privatpersonen bezeichnen.
So wird unser Postservice z.B. manchmal von Personen genutzt, die für längere Zeit im Ausland unterwegs sind und in Deutschland jemand Vertrauenswürdigen benötigen, der sich um eventuell wichtige Postangelegenheiten kümmert und die Kommmunikation­schnittstelle ins Ausland übernimmt.
Nicht nur in solchen Fällen sind wir gerne für Sie da.

Finanzamt

Eine immer wiederkehrende Frage von Neukunden ist, ob das Finanzamt eine virtuelle Geschäftsadresse als Firmensitz einer Handelsgesellschaft (wie z.B. GmbHs oder UGs) anerkennt.
Diese Frage lässt sich uneingeschränkt mit "ja" beantworten.
Allerdings gibt es einen Fall, bei dem die Unterscheidung zwischen dem Sitz der Gesellschaft und dem Sitz der Geschäftsführung wichtig ist.

Der Ort des Firmensitzes bestimmt Erfüllungsort und Gerichtsstand, taucht auf Rechnungen und anderer geschäftlicher Kommunikation auf und wird ggf. im Handelsregister veröffentlicht. Er bildet damit die handelsrechtliche "Hauptadresse" des Unternehmens.

Steuerrechtlich ist der handelsrechtliche Sitz der Gesellschaft jedoch nicht relevant. Für die Steuerfragen der Gesellschaft, wie zum Beispiel Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und ggf. Körperschaftssteuer ist immer das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk der Sitz der Geschäftsführung liegt.
In vielen Fällen liegen sowohl der Sitz der Gesellschaft, als auch der Sitz der Geschäftsleitung im gleichen Bezirk (z.B. Freiburg-Stadt), und die Unterscheidung hat keinerlei Auswirkung.
Wenn allerdings, wie das bei einigen unserer Kunden der Fall ist, die Geschäftsführung nicht in Freiburg-Stadt stattfindet, weil die Geschäftsführer nicht einen unserer Arbeitsplätze nutzen sondern z.B. von zu Hause arbeiten und dieses Zuhause nicht in Freiburg-Stadt liegt, dann ist diese Unterscheidung wichtig.
In diesem Fall sollte der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung am besten gleich an das richtige Finanzamt adressiert werden. Ansonsten wird das Finanzamt Freiburg-Stadt die Akte des Unternehmens an das entsprechend zuständige auswärtige Finanzamt abgeben.

Wichtig ist dabei, dass diese Trennung zwischen Sitz der Gesellschaft und Sitz der Geschäftsführung für die Unternehmer (also unsere Kunden) keinerlei Nachteile hat. Die Information, wo sich letzterer befindet (also z.B. die Privatadresse der Geschäftsführung) ist nur dem Finanzamt bekannt und taucht sonst nirgends auf. Sie lässt sich, z.B. bei Umzug, auch jederzeit unkompliziet und ohne Zusatzkosten ändern. (Allerdings wird dadurch ggf. auch einen Aktenübertragung in ein anderen Finanzamt ausgelöst.)

Für manche unserer Kunden hat die steuerliche Verortung außerhalb der Stadt Freiburg sogar den Vorteil etwas niedrigerer Gewerbe­steuer, da die Hebesätze z.B. in vielen Umlandsgemeinden niedriger sind, als der Freiburger Gewerbesteuerhebesatz.

Firmenadresse

Ein Synonym für Geschäftsadresse oder auch den Sitz der Gesellschaft.

Firmensitz

Genau wie Geschäftssitz ist der Begriff Geschäftssitz ein Synonym für den Sitz einer Gesellschaft.

Freie Berufe

Angehörige der sog. Freien Berufe üben eine selbstständige Berufstätigkeit aus, die in der Regel wissenschaftliche oder künstlerische Vorbildung voraussetzt.
Die Ausübung eines freien Berufes wird steuerrechtlicht nicht als Gewerbe angesehen und ist daher nicht gewerbesteuerpflichtig.

Nach § 18 EStG gehören zu den freiberuflichen Tätigkeiten insbesondere

  • die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit
  • die selbstständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer (vereidigten Bücherrevisoren), Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen
    und ähnlicher Berufe.

Die genaue Abgrenzung der „ähnlichen Berufe” von einem Gewerbebetrieb ist oft nicht einfach. Maßgebend ist die Ähnlichkeit mit einem der in der Gesetzesvorschrift genannten Berufe.

Als Coworking Space sind wir ein typischer Treffpunkt von "Freiberuflern" und unsere Erfahrungen hier haben gezeigt, dass vor allem Softwareentwickler und auch weitere im Gesetzestext nicht eigens aufgeführte beratende Tätigkeiten (wie z.B. Unternehmensberater oder Energieberater) vom Finanzamt regelmäßig als freiberufliche Tätigkeiten anerkannt werden.

Viele unserer Mitglieder, die regelmäßig die bei uns verfügbaren Arbeitsplätze nutzen, haben ihre freiberufliche Tätigkeit mit einer Geschäftsadresse bei uns angemeldet, um berufliche und private Anschrift sauber von einander zu trennen.

Geschäftsadresse

Unter einer Geschäftsadresse versteht man eine Postanschrift, die im Gegensatz zu Privatadressen praktisch ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken genutzt wird.

An einer solchen Postadresse können sich dabei z.B. folgende Aspekte eines Unternehmens befinden:

Manche Unternehmen nutzen eine gemietete Geschäftsadresse aber auch einfach als schnellen und flexiblen Scanservice für eingehende Post.

Geschäftsanschrift

Ein Synonym für Geschäftsadresse oder auch den Sitz der Gesellschaft.

Geschäftsführung

Die "Geschäftführung" bezeichnet sowohl alle Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Verfolgung des Geschäftszwecks einer Unternehmung erforderlich sind, als auch den Personenkreis, der zur Ausführung dieser Aktivitäten und Entscheidungen berechtigt ist.

Wer genau das Recht zur Geschäftsführung und damit meist auch der Vertretungsmacht hat, also der Befugnis zum rechtsgeschäftlichen Handeln im Namen des Unternehmens, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Auch die Regeln zur Ernennung und Ablösung von Geschäftsführern sind in den verschiedenen Gesetzestexten, die die jeweiligen Rechtformen ausgestalten, genau festgelegt.

Im Kontext eines Virtuellen Büros ist die Frage, wer Geschäftsführer ist, vor allem für zwei Punkte relevant:

  1. Wer tritt als unser Vertragspartner auf und darf z.B. über die Errichtung einer weiteren Betriebsstätte entscheiden.
  2. In welchem Finanzamtsbezirk finden die Aktivitäten der Geschäftsführung primär statt, also die Frage, wo sich der Sitz der Geschäftsführung befindet.
    Dies kann steuerliche Auswirkungen haben, die unter anderem unter dem Punkt "Finanzamt" genauer erklärt werden.
Geschäftsleitung

§ 12 der Abgabenordnung definiert die Geschäftsleitung wie folgt:

Geschäftsleitung ist der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der synonyme Begriff Geschäftsführung inzwischen häufiger verwendet.

Geschäftssitz

Genau wie Firmensitz ist der Begriff Geschäftssitz ein Synonym für den Sitz einer Gesellschaft.

Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag ist die eine Gesellschaft schaffende vertragliche Rechtsgrundlage und wird auch Satzung genannt.

Im Kontext eines Virtuellen Büros ist der Gesellschaftsvertrag insofern relevant, als dass er gemäß § 11 AO ohne weitere Einschränkungen den Sitz der Gesellschaft festlegt.

Gewerbe

Aus rechtlicher Sicht (im Gegensatz zum Blickpunkt der Betriebs- oder Volkwirtschaftslehre) ist ein Gewerbe definiert als jede planmäßige, mit Gewinnerzielungsabsicht betriebene und auf Dauer angelegte selbstständige Tätigkeit, mit Ausnahme der Land- und Forstwirtschaft sowie der freien Berufe.

Jede Betriebsstätte eines Gewerbebetriebs muss angemeldet werden und unterliegt der am jeweiligen Ort festgelegten Gewerbesteuer.

Wichtig ist, dass der Sitz der Gesellschaft nicht unbedingt eine steuerrechtlich relevante Betriebsstätte sein muss!
Ausschlaggebend für die Verortung der Gewerbesteuerpflicht ist vielmehr der Sitz der Geschäftsführung!

Ein virtuelles Büro eignet sich zur Domizilierung von Betriebsstätten genauso wie für den Sitz eines Gewerbebetriebs. Viele kleine Unternehmen haben außerdem ihren Sitz der Geschäftsführung bei uns, insbesondere, wenn sie längerfristig einen oder mehrere unserer Arbeitsplätze nutzen.

Gewerbeanmeldung

Die Gewerbeanmeldung ist die verpflichtende Anzeige, die bei Beginn eines an eine feste Betriebsstätte gebundenen Gewerbes bei der zuständigen Landesbehörde einzureichen ist (§ 14 GewO).

Da ein virtuelles Büro bei uns alles mitbringt, was für die Eröffnung einer Betriebsstätte in Freiburg erforderlich ist, ist eine Gewerbeanmeldung mit einer bei uns gemieteten Geschäftsadresse problemlos möglich.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer wird in Deutschland auf den Gewerbeertrag eines jeden Gewerbebetriebs erhoben, der im Inland über mindestens eine Betriebsstätte verfügt.

Die Einnahmen fließen an die Gemeinden, die den Steuersatz für die Gewerbesteuer durch Beschluss selbst festlegen. Ist ein Gewerbebetrieb in mehreren Gemeinden aktiv, so wird die Bemessungsgrundlage der Gewerbesteuer durch Zerlegung anteilig auf diejenigen Gemeinden verteilt, in denen der Gewerbebetrieb über mindestens eine Betriebsstätte verfügt.
Maßstab ist dabei in den meisten Fällen das Verhältnis der Arbeitslöhne (§§ 28, 29 GewStG).

Interessant ist, dass der Sitz der Gesellschaft nur dann als gewerbesteuerrechtliche Betriebsstätte angesehen wird, wenn zugleich auch die geschäftsleitende Tätigkeit an diesem Ort des Sitzes dauerhaft ausgeübt wird. Dies kann bedeuten, dass bei einer örtlichen Trennung zwischen Sitz der Gesellschaft und Sitz der Geschäftsführung am ersteren Ort keine Gewerbesteuerpflicht besteht.

GEZ-Gebühr

GEZ war die Abkürzung für die "Gebühreneinzugszentrale", die bis Ende 2012 die Rundfunkgebühren einzog. Seit 2013 ist für die Verwaltung der Rundfunkbeiträge der "ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice" zuständig.

Alle weiteren Informationen zu diesem Thema im Kontext eines Virtuellen Büros finden sich unter dem Begriff Rundfunkgebühren.

Handelsregisteranmeldung

Das Handelsregister ist ein bei den deutschen Amtsgerichten elektronisch geführtes öffentliches Verzeichnis, das Kaufleute und Handelsgesellschaften unter ihrem Firmennamen erfasst und bestimmte Rechtsvorgänge offenkundig macht.

Die Pflicht zur Anmeldung und Eintragung bestimmter Unternehmensdaten (sowie deren fortlaufenden Veränderungen) wird im HGB und anderen Gesetzen (z.B. im Aktiengesetz) geregelt.

Weitere Informationen zu diesem Thema im Kontext eines Virtuellen Büros finden sich unter dem Begriff Handelsregistereintrag.

Handelsregistereintrag

Das Handelsregister verzeichnet bestimmte Kerndaten zu allen in Deutschland aktiven Kapitalgesellschaften, Einzelkaufleuten und Personengesellschaften des Handelsrechts. Die im jeweiligen Handelsregistereintrag geführten Information über den Betrieb sind öffentlich einsehbar und sollen Geschäftspartnern und Gläubigern die Möglichkeit geben, den Hintergrund des Unternehmens besser einzuschätzen.

Neben Basisinformation wie der genauen Firmenbezeichnung, dem Geschäftzweck und dem Grund-/Stammkapital sind insbesondere der vollständige Sitz der Gesellschaft und Name, Geburtsdatum und Wohnort (aber nicht die vollständige Anschrift!) von allen vertretungs­berechtigten Personen (wie den Geschäftsführern) erfasst.

Die öffentliche Einsehbarkeit des Handelsregistereintrags ist ein Grund, warum es viele Unternehmer vorziehen, den Sitz einer neuen Gesellschaft nicht an ihre Privatadresse zu legen, sondern z.B. einen externen Adresservice mit der Führung der Firmenadresse zu beauftragen.

Die Nennung des eigenen Namens inkl. Geburtsdatum und Wohnort (ohne Straße/Hausnummer) im HR-Eintrag lässt sich als vertretungsberechtigter Geschäftsführer dadurch zwar nicht vermeiden, ist aber weniger kritisch als eine potenzielle Veröffentlichung der vollständigen, privaten Meldeadresse.

Alle Veränderungen der im Handelsregister geführten Unternehmensdaten, wie z.B. eine Verlegungs des Gesellschaftssitzes, bedürfen einer notariellen Beurkundung, die entsprechenden Aufwand und Kosten mit sich bringt. Daher versuchen die meisten Unternehmer, unnötige Sitzverlegungen zu vermeiden, was ebenfalls durch Nutzung eines langfristig stabilen Virtuellen Büros als Sitz der Gesellschaft erreichbar ist.

Impressum

Das Impressum enthält die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zu dem oder der presserechtlich verantwortlichen Person (natürlich oder juristisch) für einen im geschäftlichen Zusammenhang veröffentlichten Text-, Wort- oder Bildbeitrag.

Jede gedruckte Publikation, egal ob auf Papier oder in elektronischer Form, die nicht rein private Zwecke hat, muss ein Impressum aufweisen, damit Herausgeber und inhaltlich Verantwortliche für jedermann vollkommen transparent sind.

Die genauen Pflichtangaben, die ein Impressum enthalten muss, sind in § 5 TMG (Telemediengesetz) sowie § 55 RStV geregelt.

In allen Fällen gehört dazu der Name und die (geschäftliche!) Anschrift des "Diensteanbieters", bei Kapitalgesellschaften auch der Name (nicht die Anschrift) der vertretungsberechtigten Geschäftsführer.

Heutzutage ist insbesondere die Verpflichtung zur Nennung der vollständigen Geschäftsanschrift im Impressum der unternehmenseigenen Webseite ein Grund für die klare Trennung von privater und geschäftlicher Adresse.
Eine Geschäftsadresse in einem virtuellen Büro kann hier eine einfache und kostengünstige Lösung sein.

Kündigungsfrist

Gibt's bei uns nicht. Wir akzeptieren Kündigungen auch ohne jeden zeitlichen Vorlauf.
D.h. eine Kündigung zum 31. März kann z.B. noch bis zum Ende genau dieses 31. März bei uns eingehen, um berücksichtigt zu werden.

Ladungsfähigkeit

Eine ladungsfähig Anschrift bezeichnet in der Rechtsprechung einen Wohnsitz oder eine Geschäftsadresse eines Unternehmens, unter der eine (natürliche oder juristische) Person tatsächlich anzutreffen beziehungsweise erreichbar ist.

Neben verschiedenen deutschen Gesetzen, die die Angabe einer ladungsfähigen Anschrift fordern (wie z.B. § 130 der Zivilprozessordnung oder § 68 der Strafprozessordnung), ist im Kontext des virtuelles Büros vor allem das Handelsrecht relevant. Die wichtigsten Regelungen hierbei sind:

  • § 29 des Handelsgesetzbuchs, nachdem jeder Kaufmann verpflichtet ist, die inländische Geschäftsanschrift seiner Handelsniederlassung bei dem Gericht, in dessen Bezirk sich die Niederlassung befindet, zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

  • § 8 Absatz 4 Nr. 1 GmbHG, nachdem bei der Anmeldung einer GmbH eine inländische Geschäftsanschrift anzugeben ist.

  • § 5 Absatz 1 Nr. 1 Telemediengesetz, nachdem Dienstanbieter für geschäftsmäßige, in der Regel gegen Entgelt angebotene "Telemedien" unter anderem den Namen und die Anschrift, unter der sie niedergelassen sind, leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar halten müssen. In aller Regel erfolgt dies dann beispielsweise im Impressum der Internetseite des jeweiligen Anbieters.

Zweck dieser Vorschriften ist es, die Rechtsverfolgung sowohl für Endkunden als auch für Geschäftspartner zu vereinfachen.

Wichtig ist, dass gemäß einschlägiger Urteile (z.b. BVerwG, NJW 1999, 2608) ein einfaches Postfach keine ladungsfähige Adresse darstellt!

Eine Geschäftsadresse in einem virtuellen Büro wie wir sie anbieten, erfüllt jedoch sämtliche Anforderungen an die Ladungsfähigkeit und kann daher bedenkenlos als Sitz für Einzelunternehmer, Personenvereinigungen oder Körperschaften (Kapitalgesellschaften, Vereine, etc.) verwendet werden.

Lagerung

Neben der Postweiterleitung und dem Scanservice ist die vorübergehende Lagerung von Poststücken eine der drei Hauptmöglichkeiten des Postservices, die von unseren Kunden hauptsächlich genutzt werden.

Jeder unserer Kunden erhält ein eigenes Postfach in unseren Räumen (nicht zu verwechseln mit dem Postfach), das die Deutsche Post ihren Kunden anbietet!).
Insofern eingehende Post nicht sofort an eine andere Postadresse weitergeleitet wird, landen alle ankommenden Briefe zunächst in diesem Postfach, bis sie entweder abgeholt oder später nachgeschickt werden.

Ein wichtiger Aspekt unseres Angebots hier ist, dass wir jeden eingehenden Brief der nicht sowieso gescannt oder automatisch weitergeleitet wird, von außen fotografieren und den jeweiligen Kunden per Email über dessen Eingang informieren.
Diea macht es unseren Kunden sehr einfach, selbst über die Wichtigkeit des betreffenden Briefes zu entscheiden und die Abholung oder anderweitige Behandlung entsprechend zu planen.

Ort der Geschäftsführung

Ein Synonym für den Sitz der Geschäftsführung.

Postfach

Ein Postfach (früher auch "Postschließfach", international "POB, PO-Box oder Post Office Box genannt) ist eine Einrichtung der meisten Postunternehmen der Welt, bei der eingehende Post einem Kunden nicht z.B. nach Hause zugestellt wird, sondern vielmehr in einer zentralen Postfachanlage (meist in einer Postfiliale) gelagert wird, bis der Kunden sie selbst abholt.

Einige der Vorteile, die ein Postfach Privatpersonen und Unternehmen bietet, überschneiden sich mit denen einer Geschäftsadresse eines professionellen Anbieters wie uns. So bietet ein Postfach der Deutschen Post durch die Verbergung der eigentlichen Haus- bzw. Privatanschrift einen gewissen Grad an Schutz der Privatsphäre.

Diesen steht jedoch eine Reihe von wichtigen Nachteilen gegenüber:

  • Eine Postfachadresse ist nicht ladungsfähig und kann daher z.B. nicht als Sitz einer Gesellschaft oder Sitz der Geschäftsführung dienen.

  • Bestimmte Sendungen wie eigenhändige Einschreiben, Telegramme, Päckchen und Pakete werden in Deutschland nicht ans Postfach zugestellt und erfordern daher andere Lösungen, die zusätzlichen Aufwand erfordern.

  • Alternative Postdienstleister (wie Arriva oder Pin in Deutschland) haben in der Regel keinen Zugriff auf Postfächer, was insbesondere deshalb zu Problemen führen kann, weil deutsche Behörden (wie z.B. das Finanzamt Freiburg-Stadt) seine Briefe aus Kostengründen bevorzugt von privaten Postdienstleistern zustellen lässt.

  • Die AGB Postfach verpflichten den Nutzer, das Postfach entsprechend seinem individuellen Sendungsaufkommen so häufig zu leeren, dass eine Überfüllung vermieden wird. In jedem Fall muss das Postfach mindestens alle 7 Werktage geleert werden, was nicht nur im Fall von längeren Urlaubs- oder Geschäftsreisen zum Problem werden kann.

  • Anders bei einer Lagerung bei uns erhält der Nutzer keinerlei Information über eingehende Sendungen. Hochauflösende Fotos aller ankommenden Briefe, wie wir sie jedem Nutzer bereitstellen, machen es wesentlich einfacher, die Wichtigkeit der Eingänge einzuschätzen und unnötige "Leergänge" zu vermeiden.

Im geschäftlichen Umfeld stehen diese Nachteile meistens in einem schlechten Verhältnis zum vergleichsweise geringen Aufpreis, den eine professionelle Geschäftsadresse mit sich bringt, weshalb einfache Postfächer dort eigentlich keine große Rolle spielen.

Postservice

Unter Postservice versteht man im Kontext des virtuellen Büros eine Dienstleistung, die dem Kunden bestimmte Arbeiten rund um die Behandlung von ein- und/oder ausgehender Post abnimmt.
Aufgrund der einfacheren Schnittstellen zum Unternehmen bzw. Unternehmer konzentrieren sich die meisten Dienstleister dabei auf die eingehende Post.

Bei uns werden alle unter der jeweiligen Geschäftsadresse ankommenden Poststücke angenommen (eventuell gegen Unterschrift) und durchlaufen dann den folgenden Prozess:

  1. Sortieren und Filtern
    Wir sortieren alle offensichtliche Werbung und unseriöse "Registerofferten" aus, wie sie nach Handelsregisteranmeldungen leider nach wie vor versandt werden.

  2. Fotografieren (falls Postlagerung gewünscht und vereinbart)

  3. Scannen (falls gewünscht und vereinbart)

  4. Email-Benachrichtigung
    Bei der Wahl von Postlagerung oder Scannen versenden wir am Tag des Posteingangs eine entsprechende Email mit den Fotos bzw. Scans aller eingegangenen Poststücke.

  5. Versand (falls Postweiterleitung gewünscht und vereinbart)

  6. Ablage im kundeneigenen Postfach (außer bei vereinbarter Postweiterleitung)

Ausnahmen und Abweichungen sind bei uns nach kurzer Information problemlos möglich. So können wir z.B. auch bei vereinbarter Postlagerung einzelne Briefe schnell und unkompliziert scannen oder weiterleiten und finden auch sonst gerne flexible Lösungen, die unmittelbare Probleme lösen.

Postweiterleitung

Neben der Lagerung und dem Scanservice ist die regelmäßige Weiter­leitung von Poststücken eine der drei Hauptmöglichkeiten des Postservices, die von unseren Kunden hauptsächlich genutzt werden.

Im Angebotspreis inbegriffen, also ohne Extrakosten, ist die Postnachsendung aller eingegangenen Briefe an eine innerdeutsche Zieladresse, die jederzeit und auf Zuruf geändert werden kann.

Auch ins europäische Ausland (z.B. die Schweiz oder Frankreich) leiten wir wöchentlich Post weiter, dann allerdings zu einem kleinen Aufpreis, um die höheren Portokosten zu decken.

Im Gegensatz zur Postlagerung und dem Scanservice verschicken wir an diejenigen unserer Kunden, die ihre Post weitergeleitet haben möchten, keine Emails mit Eingangsbenachrichtigungen.

Privatadresse

Hin und wieder erreicht uns die Frage, ob wir auch meldefähige Privatadressen anbieten. Der Hintergrund ist meistens, dass jemand für längere Zeit ins Ausland geht und sich aus verschiedenen Gründen jedoch in Deutschland nicht abmelden möchte und daher einen Anbieter sucht, der "virtuelle Privatadressen" anbietet.

Einen solchen Anbieter kann es jedoch in Deutschland nicht legal geben.
Der private Wohnsitz, auf den sich die Pflichten zur An- und Abmeldung gemäß Bundesmeldegesetz beziehen, begründet sich aus dem tatsächlichen Aufenthaltsort einer Person und kann nicht "virtualisiert" werden.

Da unsere Büroräume nur für geschäftliche Zwecke zugelassen sind, ist ein Anmeldung als Wohnsitz an unserem Standort daher leider nicht möglich.

Rundfunkgebühren

Die Rundfunkgebühren bzw. die Rundfunkbeiträge finanzieren in Deutschland die öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten. Bis 2013 wurden diese von der "Gebühreneinzugszentrale" (GEZ) vereinnahmt, weshalb sie z.T. immer noch "GEZ-Gebühren" genannt werden.
Im Jahr 2018 betrug das Beitragsvolumen in Deutschland ca. 8 Mrd. EUR und finanzierte 22 Fernseh-, 67 Radiosender und eine Vielzahl von Online-Plattformen mit insgesamt mehr als 25.000 festen Mitarbeitern.

Die Pflicht zur Zahlung des Rundfunkbeitrags ergibt sich aus dem Rundfunkbeitragsstaatsvertrag. Sie betrifft neben Privatpersonen auch alle Unternehmen sowie Einrichtungen des Gemeinwohls.

Die Beiträge fallen bei Unternehmen und Institutionen grundsätzlich für jede Betriebsstätte an, wobei die Beitragshöhe nach der Anzahl der dort beschäftigten sozialversicherungspflichtig Voll- und Teilzeitbeschäftigten (im Vorjahr) gestaffelt ist. Pro beitragspflichtiger Betriebsstätte ist ein nicht ausschließlich privat genutztes Kraftfahrzeug beitragsfrei. Für jedes weitere ist ein Drittelbeitrag (im Jahr 2022 monatlich 6,12 €) zu zahlen.

Im Kontext unseres Büros sind vor Allem die Regeln zur Aufteilung von Betriebsstätten auf Grundstücke und Raumeinheiten relevant.

Wir haben unsere Räume als Betriebsstätte angemeldet und zahlen entsprechende Beiträge. Kunden, die bei uns eine Geschäftsadresse bzw. ein Virtuelles Büros gemietet haben, haben zwei Möglichkeiten ihre Rundfunkanmeldung vorzunehmen:

  1. Als Teil unserer Bürogemeinschaft.
  2. Als eigenständige, beitragspflichtige Betriebsstätte.

In ersten Fall fallen für die Anmeldung keine eigenen Beiträge an. Voraussetzung hierfür ist, dass in unserem Büro keine sozialversicherungspflichtigen Angestellten des Unternehmens arbeiten, was meistens der Fall ist.
Achtung: Bei Wahl dieser Option ist kein Kraftfahrzeug eingeschlossen, d.h. alle firmeneigenen KFZ müssen entweder anderen Betriebsstätten zugeordnet sein oder eigentständig angemeldet werden.

Die zweite Option kommt für alle Kunden in Frage, die entweder einen sozialversicherungspflichtigen Angestellten an einem unserer Arbeitsplätze haben oder die mindestens ein KFZ der bei uns angemeldeten Betriebsstätte zuordnen möchten.

Wie immer stehen wir Ihnen für alle Fragen – nicht nur zu diesem Thema – jederzeit gerne zur Verfügung!

Satzung

Ein Synonym für den Gesellschaftsvertrag.

Scanservice

Neben der Lagerung und der Postweiterleitung ist die elektronische Bereitstellung aller eingehenden Briefe als Scans eine der drei Hauptmöglichkeiten des Postservices, die von unseren Kunden hauptsächlich genutzt werden.

In diesem Fall öffnen wir alle eingehenden Poststücke, sortieren und filtern offensichtliche Werbung und "Abzock-Angebote" (wie die berüchtigten "Register-Offerten" nach der Handelsregister­anmeldungen) aus und scannen die verbleibenden Dokumente mit einem professionellen Scanner in hoher Auflösung und aktivierter OCR (Optical Character Recognition, also "Optischer Zeichenerkennung").
Die Ergebnisse stellen wir am Tag des Eingang als durchsuchbare PDF Datei per Email zu.

Die Emails enthalten dabei nicht die – oft etwas größeren – Dateien selbst sondern vielmehr einen oder mehrere private und nicht erratbare Download-Links. Die Datein selbst liegen für 30 Tage auf unserem Server und werden danach automatisch und vollumfänglich gelöscht.

Unser Scanservice bietet ihnen den schnellsten und unmittelbarsten Zugriff auf alle Ihre geschäftliche Post und ermöglicht die Bearbeitung von jedem Ort der Erde auch während längerer Auslandsaufenthalte.
Zudem ermöglicht er von vornherein den Aufbau eines sauberen elektronischen Archivs der gesamten Unternehmens­kommunikation, mit allen sich daraus ergebenden Vorteilen.

Sitz der Geschäftsführung

Der Sitz der Geschäftsführung (manchmal auch: Ort der Geschäftsleitung) ist dort, wo der für die laufende Geschäftsführung maßgebliche Wille gebildet wird. Nach gängiger Rechtsprechung ist dies grundsätzlich der Ort, an dem die Geschäftsführer eines Unternehmens tatsächlich tätig sind.

Der Sitz der Geschäftsführung lässt sich also anders als der Sitz der Gesellschaft nicht per Vertrag oder Dokument festlegen, sondern ergibt sich aus den tatsächlichen Verhältnissen.

Bei traditionellen Unternehmen stimmt der Sitz der Geschäfts­führung meist mit dem Sitz der Gesellschaft überein, weil beide im "Hauptbüro" des Unternehmens angesiedelt sind.
Bei Unternehmen, die ihren Firmensitz in einem Virtuellem Büro haben, kann die Unterscheidung zwischen den beiden Orten dann wichtig sein, wenn sie sich in verschiedenen Finanzamtsbezirken befinden.

Während für alle handelsrechtlichen Fragen (wie z.B. Erfüllungsort und Gerichtsstand) ausschließlich der Sitz der Gesellschaft maßgeblich ist, spielt für alle steuerrechtlichen Fragen (wie z.B. Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und ggf. Körperschaftssteuer) der Sitz der Geschäftsführung die wichtigere Rolle. Für diese ist nämlich immer das Finanzamt am Ort der Geschäftsführung verantwortlich.

Als Unternehmer ist es wichtig, den Finanzbehörden hier mit größtmöglicher Transparenz gegenüberzutreten, um das Risiko späterer Probleme bei Prüfungen etc. soweit wie möglich zu reduzieren.

Die Empfehlung für unsere Kunden ist daher wie folgt:

  • Der Sitz der Gesellschaft kann problemlos und jederzeit an eine bei uns gemietete Geschäftsadresse gelegt werden.

  • Als Sitz der Geschäftsführung sollte im Rahmen der steuerlichen Anmeldung (also im "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung") der tatsächliche Arbeitsort der Geschäftsführer angegeben werden. Dies ist oft der private Wohnsitz, kann aber auch jedes andere Büro oder ebenfalls unsere Adresse sein, wenn die Geschäftsführung einen der von uns angebotenen Arbeitsplätze nutzt.

Manche Gründer machen sich Sorgen, dass sie durch die Angabe ihres privaten Wohnsitzes ggü. dem Finanzamt einen Teil der Vorteile eines virtuellen Büros – nämlich den Schutz der Privatsphäre – verlieren. Dem ist jedoch nicht so!

Die einzige nach außen sichtbare, also ggü. Kunden, Geschäftspartnern und ganz allgemein der Öffentlichkeit, kommunizierte Adresse ist die des Sitzes der Gesellschaft!
Der eventuell abweichende Sitz der Geschäftsführung ist nur dem Finanzamt bekannt, das diesbezüglich zum Datenschutz verpflichtet ist. Diese Adresse wird nirgends veröffentlicht und hat handelsrechtlich keinerlei Relevanz!
Zudem lässt sie sich jederzeit und kostenlos durch eine Mitteilung ans Finanzamt verändern bzw. aktualisieren. Hier muss man sich also keine Sorgen machen.

Wie immer stehen wir Ihnen für alle Fragen – nicht nur zu diesem Thema – jederzeit gerne zur Verfügung!

Sitz der Gesellschaft

Mit Sitz der Gesellschaft (auch Firmensitz oder Geschäftssitz genannt) bezeichnet man den Betriebs­mittelpunkt (also die Haupt­nieder­lassung) von Handels­gesellschaften. Dieser wird gemäß §11 AO im Allgemeinen durch den Gesellschaftsvertrag bestimmt, kann also frei festgelegt werden.

§ 4a GmbHG in der seit dem 1.11.2008 gültigen "Neuen Fassung" konkretisiert diese Regelung für GmbHs noch einmal folgendermaßen:

Sitz der Gesellschaft ist der Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt.

Vor dem 1.11.2008 galt noch diese Bestimmung:

Als Sitz der Gesellschaft hat der Gesellschaftsvertrag in der Regel den Ort, an dem die Gesellschaft einen Betrieb hat, oder den Ort zu bestimmen, an dem sich die Geschäftsleitung befindet oder die Verwaltung geführt wird.

Damals war es daher schwieriger, den Sitz der Gesellschaft sauber vom Sitz der Geschäftsführung zu trennen, was auch ein Grund dafür ist, dass virtuelle Büros früher weniger häufig genutzt wurden, als heutzutage.

Der Sitz einer Handelgesellschaft ist vor allem maßgebend für die Bestimmung des Erfüllungsorts, des Gerichtsstandes, des für die Führung des Handelsregisters zuständigen Registergerichts und des Insolvenzgerichts (§3 InsO).
Außerdem gehört die vollständige Angabe des Sitzes zu den Pflichtangaben im Impressum, auf Geschäftsbriefen und Rechnungen.

Eine wichtige Frage, bei der der Sitz der Gesellschaft nicht ausschlaggebend ist, ist die, welches Finanzamt für das Unternehmen zuständig ist. Dies bestimmt sich nämlich aus dem Sitz der Geschäftsführung, der sich v.a. bei Nutzung eines virtuellen Büros oft vom Firmensitz unterscheidet.

Standort

Ein Synonym für Betriebsstätte oder auch den Sitz der Gesellschaft.

Suchmaschinenoptimierung

Im Internet gefunden zu werden ist für immer mehr Unternehmen essenziell für den Geschäftserfolg. Dabei hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass es wichtig ist, auch und insbesondere in den Suchergebnissen für lokale Anfragen aufzutauchen, also Suchanfragen mit regionalem oder kommunalem Bezug (wie z.B. "Umzugsservice Freiburg" oder "Schädlingsbekämpfung Südbaden").

Aber auch ohne direkte Angabe eines Orts- oder Regionsnamens in der Suchanfrage berücksichtigen praktisch alle Suchmaschinen den Standort des Suchenden, wenn das Thema einen lokalen Bezug vermuten lässt. Die Ergebnisse einer Suche nach "Reparaturservice für Kaffeemaschinen" unterscheiden sich deutlich je nachdem, ob die Anfrage von einem DSL-Anschluss in Freiburg oder einem Handy in Karlsruhe gestellt wird.

Unternehmen, die Dienstleistungen auch überregional (also in mehreren Städten) anbieten, stellt dies vor das Problem, dass die Suchmaschinen zwar den veröffentlichten Unternehmens­hauptsitz als Standort erkennen und entsprechend berücksichtigen, von den weiteren anvisierten Städten nichts wissen. Dementsprechend ist es für ein in Freiburg nicht ansässiges Unternehmen sehr schwer, sich in den Suchergebnissen mit Freiburger Bezug auf den vorderen Plätzen durchzusetzen.

Eine gute und kostengünstige Lösung für dieses Problem kann eine einfache Geschäftsadresse oder ein virtuelles Büro sein, mit dem sich das Unternehmen direkt im Freiburger Zentrum platzieren kann. Nach entsprechender Anmeldung (z.B. bei Google) verbessern sich die Rankings für alle lokalen Suchen typischerweise sofort deutlich.

Idealerweise kombiniert man hier die Freiburger Firmenadresse gleich noch mit einer dazu passenden Freiburger Festnetznummer, die dann z.B. einfach an die zentrale Auftragsannahme weiterleitet. Eine Freiburger Telefonnummer (mit Vorwahl 0761) rundet das lokale Profil nicht nur für alle Kunden ab, sondern wird auch von den Suchmaschinen nochmals als Verstärkung des Regionalbezugs bewertet.

Telefonnummer

Ein gutes Komplement zur postalischen Geschäftsadresse in Freiburg ist eine Freiburger Festnetznummer, die wir Ihnen gerne jederzeit einrichten. Diese ist nicht nur für die Suchmaschinenoptimierung gut, sondern rundet den lokalen/regionalen Bezug Ihres Angebots auch allen potenziellen Neukunden und Geschäftspartnern im Freiburger Raum gegenüber ab.

Typischerweise wird eine solche Festnetznummer von uns so eingerichtet, dass sie alle Gespräche z.B. an die zentrale Auftragsannahme am Hauptstandort weiterleitet.

Neben den reinen Telefongebühren i.H.v. von einigen Cent pro Minute für die Weiterleitung fallen lediglich noch einmalige Einrichtungskosten von 15 EUR (zzgl. USt.) an.

Vertragslaufzeit

Lange Vertragslaufzeiten widersprechen dem grundsätzlichen Wertversprechen der Flexibilität, das für uns als Coworking Space ganz zentral ist. Insofern gibt es bei uns weder für Arbeitsplätze noch für Postadressen eine Mindestvertragslaufzeit.

Virtuelles Büro

Als virtuelles Büro (auch Virtual Office) bezeichnet man eine Geschäftsadresse, an der ein Unternehmen keine eigenen, vollwertigen Büroräume besitzt oder gemietet hat.
Anders als bei einer reinen Briefkastenadresse gibt es an dem jeweiligen, meist relativ repräsentativen Standort allerdings ein reales Büro, das jedoch von einem externen Dienstleister anstatt dem Unternehmen selber besetzt und betrieben wird. Dieser Anbieter übernimmt am jeweiligen Standort verschiedene, zuvor vereinbarte Aufgaben im Rahmen eines Büroservice und bietet seinen Kunden die Möglichkeit, den Standort z.B. als Betriebsstätte oder Unternehmenssitz anzumelden.

Hauptvorteile einer solchen Lösung ggü. einem vollwertigen, eigenen Bürostandort sind:

  1. Signifikante Kostenersparnis
    Dadurch, dass die Aufwände der vorzuhaltenden Büroinfrastruktur typischerweise auf viele Unternehmenskunden verteilt werden können, ergeben sich signifikante Kostenvorteile, die der Anbieter mit seinen Kunden teilt.

  2. Flexibilität
    Dadurch, dass keine eigenen, klassischen Mietverträge geschlossen, Büromöbel angeschafft, Internetzugänge gelegt, IT-Infrastruktur aufgebaut oder Reinigungsdiensleister beauftragt werden müssen, lässt sich ein virtuelles Büro viel schneller in Betrieb nehmen (und auch wieder "abreißen", als ein klassisches.)
    Bei uns gibt zudem weder eine Mindestvertragslaufzeit noch eine Kündigungsfrist.

  3. Postservice
    Im Gesamtpaket "Virtuelles Büro" bekommt man als Kunde normalerweise einen vollwertigen Postservice für eingehende Briefe (und manchmal auch größere Sendungen). Bei uns können Kunden z.B. zwischen Postlagerung (vergleichbar mit einem normalen Postfach), Postweiterleitung oder vollständiger Digitalisierung des Posteingangs wählen.

  4. Arbeitsplätze und Konferenzräume auf Abruf
    Dadurch, dass ein virtuelles Büro eben nicht nur aus einer Briefkastenadresse besteht, gibt es meist die Möglichkeit – wie bei uns – Arbeitsplätze oder Konferenzräume auf Abruf flexibel dazuzubuchen, ohne Fixkosten und nur im wirklich benötigten Umfang.

Insgesamt haben sich virtuelle Büros in den letzten Jahren zu einer echten Alternative entwickelt, die besonders (aber nicht nur) in den frühen Phasen der Unternehmensentwicklung ihre Stärken ausspielt. Durch Umgehung der oft zeitaufwendigen und oft unproduktiven Bürosuche und -einrichtung können sich Gründer und Unternehmer mehr auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und gleichzeitig richtig Geld sparen.

Virtual Office

Das englische Synonym für Virtuelles Büro.


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