Glossar / Begriffserklärungen

Eine Betriebsstätte wird in § 12 AO definiert als

... jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient.
Als Betriebstätten sind insbesondere anzusehen:
(1) die Stätte der Geschäftsleitung, (2) Zweigniederlassungen, (3) Geschäftsstellen, ...

Jedes Unternehmen hat daher mindestens eine und potenziell beliebig viele Betriebsstätten. Dabei unterliegen alle Betriebsstätten in Deutschland der Gewerbesteuer, wobei der Gewerbe­steuer­mess­betrag eines Unternehmens, das in Deutschland mehrere Betriebsstätten besitzt, durch Zerlegung auf die jeweiligen Gemeinden verteilt wird. Maßstab ist dabei in den meisten Fällen das Verhältnis der Arbeitslöhne (§§ 28, 29 GewStG).

Interessant ist, dass der Sitz der Gesellschaft nur dann als gewerbesteuerrechtliche Betriebsstätte angesehen wird, wenn zugleich auch die geschäftsleitende Tätigkeit an diesem Ort des Sitzes dauerhaft ausgeübt wird. Dies bedeutet, dass bei einer örtlichen Trennung zwischen Sitz der Gesellschaft und Sitz der Geschäftsführung am ersteren Ort keine Gewerbesteuerpflicht besteht.

Betriebsstätten kommt zudem auch noch eine lohnsteuerliche und eine einkommensteuerliche Bedeutung zu.
Details hierzu besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Eine bei uns gemietete Geschäftsadresse eignet sich hervorragend, um kostengünstig einen Gesellschaftssitz in Freiburg bzw. Baden-Württemberg einzurichten und zu unterhalten. Darüberhinaus kann auch die erste und initial wichtigste Betriebsstätte des Unternehmens, nämlich die des Sitzes der Geschäftsleitung, bei uns untergebracht werden. Für die steuerrechtliche Anerkennung derselben muss allerdings — über die reine Geschäftsadresse hinaus — zwingend ein fester Schreibtisch bei uns gemietet werden.

Unter einer "Briefkastenfirma" versteht man typischerweise Firmen­konstrukte, die nur auf dem Papier bestehen und keinen echten Geschäftsbetrieb mit realen Kunden und ehrlicher Wert­schöpfung aufrechterhalten. Die Ziele solcher rein rechtlichen Konstruktionen sind oft Dinge wie die Verschleierung von Geldflüssen und Eigen­tümer­verhältnissen ggü. Finanz­behörden, Umgehung von Haftungs­ansprüchen, Steuer­hinter­ziehung oder die Erschwerung von Strafverfolgung.

Da sich diese zwielichtigen Zwecke mit deutschen Gesellschaften im Inland nur schwer umsetzen lassen, befinden sich solch unseriöse "Unternehmen" meist im Ausland, bevorzugt in Staaten mit deutlich lockeren Regularien hinsichtlich Finanzkontrollen, Meldepflichten, Transparenzregeln und Bekämpfung von Geldwäsche.

Internationale Skandale, wie der der Panama Papers 2016, haben den Begriff "Briefkastenfirma" in der Öffentlichkeit zu größerer Verbreitung verholfen und für sicherlich lange Zeit negativ besetzt.

Daher ist es wichtig, das Konzept eines Virtuellen Büros bzw. einer gemieteten Geschäftsadresse klar von dem der oben beschriebenen "Briefkastenfirma" zu trennen. Ziel einer virtuellen Geschäftsadresse, wie wir sie anbieten, ist nicht die Ermöglichung unseriöser oder gar illegaler Geschäftspraktiken, sondern vielmehr die Flexibilisierung und Effizienzsteigerung realer Geschäftsabläufe.

Mit einem Firmensitz in einem Virtual Office können z.B. kleine oder junge Unternehmen Kosten und Zeitaufwand für Suche und Betrieb von physischen Büroräumen sparen und sich so mehr auf Produkt­entwicklung und Vermarktung konzentrieren.
Großen Unternehmen können kostengünstig Vertriebsstandorte in mehreren Städten unterhalten so für ihre Kunden besser und einfacher erreichbar sein.
Einzelunternehmer und Freiberufler profitieren u.a. von dem Schutz der Privatshäre, der sich aus einer klaren Trennung zwischen privater und geschäftlicher Anschrift ergibt, was z.B. für Journalisten heutzutage immer wichtiger wird.
Und nicht zuletzt erzielen praktisch alle unsere Kunden durch die Auslagerung von Postbehandlung, -vorsortierung und -digitalisierung an einen professionellen Dienstleister deutliche Effizienzgewinne, die sich auf viele Betriebsabläufe positiv auswirken.

Nichts von dem geschieht mit der Absicht, bestehende Regeln oder Gesetze zu unterlaufen oder irgendjemanden hinters Licht zu führen. Sämtliche Aktivitäten befinden sich völlig im rechtlichen Rahmen und werden ggü. Kunden und Behörden vollständig transparent gemacht. So sind wir z.B. im regelmäßigen, vertrauensvollen Austausch mit dem Freiburger Finanzamt und der Stadtverwaltung, um alle finanz- und verwaltungstechnischen Abläufe so reibungsarm wie möglich zu gestalten.

Der Begriff "Domiziladresse" wird meist als Synonym für Geschäftsadresse verwendet. Im geschäftlichen Gebrauch bezeichnet sie daher entweder den Sitz oder eine einfache Postadresse.

Anders als eine "Geschäftsadresse" kann eine Domiziladresse jedoch auch eine weitere, für unterschiedliche Zwecke genutzte Alternativadresse für Privatpersonen bezeichnen.
So wird unser Postservice z.B. manchmal von Personen genutzt, die für längere Zeit im Ausland unterwegs sind und in Deutschland jemand Vertrauenswürdigen benötigen, der sich um eventuell wichtige Postangelegenheiten kümmert und die Kommmunikation­schnittstelle ins Ausland übernimmt.
Nicht nur in solchen Fällen sind wir gerne für Sie da.

Eine immer wiederkehrende Frage von Neukunden ist, ob das Finanzamt eine virtuelle Geschäftsadresse als Firmensitz einer Handelsgesellschaft (wie z.B. GmbHs oder UGs) anerkennt.
Diese Frage lässt sich uneingeschränkt mit "ja" beantworten.
Allerdings gibt es einen Fall, bei dem die Unterscheidung zwischen dem Sitz der Gesellschaft und dem Sitz der Geschäftsführung wichtig ist.

Der Ort des Firmensitzes bestimmt Erfüllungsort und Gerichtsstand, taucht auf Rechnungen und anderer geschäftlicher Kommunikation auf und wird ggf. im Handelsregister veröffentlicht. Er bildet damit die handelsrechtliche "Hauptadresse" des Unternehmens.

Steuerrechtlich ist der handelsrechtliche Sitz der Gesellschaft jedoch nicht zentral. Für die Steuerfragen der Gesellschaft, wie zum Beispiel Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und ggf. Körperschaftssteuer ist immer das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk der Sitz der Geschäftsführung liegt.
In vielen Fällen liegen sowohl der Sitz der Gesellschaft, als auch der Sitz der Geschäftsleitung im gleichen Bezirk (z.B. Freiburg-Stadt), und die Unterscheidung hat keinerlei Auswirkung.
Wenn allerdings, wie das bei vielen unserer Kunden der Fall ist, die Geschäftsführung nicht in Freiburg-Stadt stattfindet, weil die Geschäftsführer nicht einen unserer Arbeitsplätze nutzen sondern z.B. von zu Hause arbeiten und dieses Zuhause nicht in Freiburg-Stadt liegt, dann ist diese Unterscheidung wichtig.
In diesem Fall sollte der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung am besten gleich an das richtige Finanzamt adressiert werden. Ansonsten wird das Finanzamt Freiburg-Stadt die Akte des Unternehmens an das entsprechend zuständige auswärtige Finanzamt abgeben.

Wichtig ist dabei, dass diese Trennung zwischen Sitz der Gesellschaft und Sitz der Geschäftsführung für die Unternehmer (also unsere Kunden) keinerlei Nachteile hat. Die Information, wo sich letzterer befindet (also z.B. die Privatadresse der Geschäftsführung) ist nur dem Finanzamt bekannt und taucht sonst nirgends auf. Sie lässt sich, z.B. bei Umzug, auch jederzeit unkompliziert und ohne Zusatzkosten ändern. (Allerdings wird dadurch ggf. auch einen Aktenübertragung zu einem anderen Finanzamt ausgelöst.)

Für manche unserer Kunden hat die steuerliche Verortung außerhalb der Stadt Freiburg sogar den Vorteil etwas niedrigerer Gewerbe­steuer, da die Hebesätze z.B. in vielen Umlandsgemeinden niedriger sind, als der Freiburger Gewerbesteuerhebesatz.

Die "Geschäftführung" bezeichnet sowohl alle Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Verfolgung des Geschäftszwecks einer Unternehmung erforderlich sind, als auch den Personenkreis, der zur Ausführung dieser Aktivitäten und Entscheidungen berechtigt ist.

Wer genau das Recht zur Geschäftsführung und damit meist auch der Vertretungsmacht hat, also der Befugnis zum rechtsgeschäftlichen Handeln im Namen des Unternehmens, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Auch die Regeln zur Ernennung und Ablösung von Geschäftsführern sind in den verschiedenen Gesetzestexten, die die jeweiligen Rechtformen ausgestalten, genau festgelegt.

Im Kontext eines Virtuellen Büros ist die Frage, wer Geschäftsführer ist, vor allem für zwei Punkte relevant:

1. Wer tritt als unser Vertragspartner auf und darf z.B. über die Verlegung des Unternehmenssitzes oder die Einrichtung einer weiteren Postadresse entscheiden.
2. In welchem Finanzamtsbezirk finden die Aktivitäten der Geschäftsführung primär statt, also die Frage, wo sich der Sitz der Geschäftsführung befindet.
   Dies kann steuerliche Auswirkungen haben, die unter anderem unter dem Punkt "Finanzamt" genauer erklärt werden.

Aus rechtlicher Sicht (im Gegensatz zum Blickpunkt der Betriebs- oder Volkwirtschaftslehre) ist ein Gewerbe definiert als jede planmäßige, mit Gewinnerzielungsabsicht betriebene und auf Dauer angelegte selbstständige Tätigkeit, mit Ausnahme der Land- und Forstwirtschaft sowie der freien Berufe.

Jede Betriebsstätte eines Gewerbebetriebs muss angemeldet werden und unterliegt der am jeweiligen Ort festgelegten Gewerbesteuer.

Wichtig ist, dass der Sitz der Gesellschaft nicht unbedingt eine steuerrechtlich relevante Betriebsstätte sein muss!
Ausschlaggebend für die Verortung der Gewerbesteuerpflicht ist vielmehr der Sitz der Geschäftsführung!

Ein virtuelles Büro eignet sich gut für den handelsrechtlichen Sitz eines Gewerbebetriebs. Je nachdem, ob zusätzlich zur reinen Geschäftsadresse noch ein Schreibtischarbeitsplatz dauerhaft gemietet wird, kann der handelsrechtliche Sitz der Gesellschaft bei uns zusätzlich auch als Betriebsstätte des Sitzes der Geschäftsführung genutzt werden.

Die Gewerbeanmeldung ist die verpflichtende Anzeige, die bei Beginn eines an eine feste Betriebsstätte gebundenen Gewerbes bei der zuständigen Landesbehörde einzureichen ist (§ 14 GewO).

Die meisten Unternehmen, die unseren Standort als virtuelles Büro für den Sitz der Gesellschaft nutzen, haben allerdings keine Betriebsstätte bei uns, weil der Sitz der Geschäftsführung woanders liegt, z.B. zu Hause. In diesen Fällen muss die Gewerbeanmeldung an die Gemeinde des Ortes gerichtet werden, in dem diese erste (und meist einzige) Betriebsstätte des Unternehmens liegt. Die kann natürlich trotzdem das Gewerbeamt Freiburg sein, muss es aber nicht.

Die Gewerbesteuer wird in Deutschland auf den Gewerbeertrag eines jeden Gewerbebetriebs erhoben, der im Inland über mindestens eine Betriebsstätte verfügt.

Die Einnahmen fließen an die Gemeinden, die den Steuersatz für die Gewerbesteuer durch Beschluss selbst festlegen. Ist ein Gewerbebetrieb in mehreren Gemeinden aktiv, so wird die Bemessungsgrundlage der Gewerbesteuer durch Zerlegung anteilig auf diejenigen Gemeinden verteilt, in denen der Gewerbebetrieb über mindestens eine Betriebsstätte verfügt.
Maßstab ist dabei in den meisten Fällen das Verhältnis der Arbeitslöhne (§§ 28, 29 GewStG).

Interessant ist, dass der Sitz der Gesellschaft nur dann als gewerbesteuerrechtliche Betriebsstätte angesehen wird, wenn zugleich auch die geschäftsleitende Tätigkeit an diesem Ort des Sitzes dauerhaft ausgeübt wird. Dies kann bedeuten, dass bei einer örtlichen Trennung zwischen Sitz der Gesellschaft und Sitz der Geschäftsführung am ersteren Ort keine Gewerbesteuerpflicht besteht.

Das Handelsregister ist ein bei den deutschen Amtsgerichten elektronisch geführtes öffentliches Verzeichnis, das Kaufleute und Handelsgesellschaften unter ihrem Firmennamen erfasst und bestimmte Rechtsvorgänge offenkundig macht.

Die Pflicht zur Anmeldung und Eintragung bestimmter Unternehmensdaten (sowie deren fortlaufenden Veränderungen) wird im HGB und anderen Gesetzen (z.B. im Aktiengesetz) geregelt.

Weitere Informationen zu diesem Thema im Kontext eines Virtuellen Büros finden sich unter dem Begriff Handelsregistereintrag.

Das Handelsregister verzeichnet bestimmte Kerndaten zu allen in Deutschland aktiven Kapitalgesellschaften, Einzelkaufleuten und Personengesellschaften des Handelsrechts. Die im jeweiligen Handelsregistereintrag geführten Information über den Betrieb sind öffentlich einsehbar und sollen Geschäftspartnern und Gläubigern die Möglichkeit geben, den Hintergrund des Unternehmens besser einzuschätzen.

Neben Basisinformation wie der genauen Firmenbezeichnung, dem Geschäftzweck und dem Grund-/Stammkapital sind insbesondere der vollständige Sitz der Gesellschaft und Name, Geburtsdatum und Wohnort (aber nicht die vollständige Anschrift!) von allen vertretungs­berechtigten Personen (wie den Geschäftsführern) erfasst.

Die öffentliche Einsehbarkeit des Handelsregistereintrags ist ein Grund, warum es viele Unternehmer vorziehen, den Sitz einer neuen Gesellschaft nicht an ihre Privatadresse zu legen, sondern z.B. einen externen Adresservice mit der Führung der Firmenadresse zu beauftragen.

Die Nennung des eigenen Namens inkl. Geburtsdatum und Wohnort (ohne Straße/Hausnummer) im HR-Eintrag lässt sich als vertretungsberechtigter Geschäftsführer dadurch zwar nicht vermeiden, ist aber weniger kritisch als eine potenzielle Veröffentlichung der vollständigen, privaten Meldeadresse.

Alle Veränderungen der im Handelsregister geführten Unternehmensdaten, wie z.B. eine Verlegungs des Gesellschaftssitzes, bedürfen einer notariellen Beurkundung, die entsprechenden Aufwand und Kosten mit sich bringt. Daher versuchen die meisten Unternehmer, unnötige Sitzverlegungen zu vermeiden, was ebenfalls durch Nutzung eines langfristig stabilen Virtuellen Büros als Sitz der Gesellschaft erreichbar ist.

Das Impressum enthält die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zu der presserechtlich verantwortlichen Person (natürlich oder juristisch) für einen im geschäftlichen Zusammenhang veröffentlichten Text-, Wort- oder Bildbeitrag.

Jede gedruckte Publikation, egal ob auf Papier oder in elektronischer Form, die nicht rein private Zwecke hat, muss ein Impressum aufweisen, damit Herausgeber und inhaltlich Verantwortliche für jedermann vollkommen transparent sind.

Die genauen Pflichtangaben, die ein Impressum enthalten muss, sind in § 5 TMG (Telemediengesetz) sowie § 55 RStV geregelt.

In allen Fällen gehört dazu der Name und die (geschäftliche!) Anschrift des "Diensteanbieters", bei Kapitalgesellschaften auch der Name (nicht die Anschrift) der vertretungsberechtigten Geschäftsführer.

Heutzutage ist insbesondere die Verpflichtung zur Nennung der vollständigen Geschäftsanschrift im Impressum der unternehmenseigenen Webseite ein Grund für die klare Trennung von privater und geschäftlicher Adresse.
Eine Geschäftsadresse in einem virtuellen Büro kann hier eine einfache und kostengünstige Lösung sein.

Neben der Postweiterleitung und dem Scanservice ist die vorübergehende Lagerung von Poststücken eine der drei Hauptmöglichkeiten des Postservices, die von unseren Kunden hauptsächlich genutzt werden.

Jeder unserer Kunden erhält ein eigenes Postfach in unseren Räumen (nicht zu verwechseln mit dem Postfach, das die Deutsche Post ihren Kunden anbietet!).
Insofern eingehende Post nicht sofort an eine andere Postadresse weitergeleitet wird, landen alle ankommenden Briefe zunächst in diesem Postfach, bis sie entweder abgeholt oder später nachgeschickt werden.

Ein wichtiger Aspekt unseres Angebots hier ist, dass wir jeden eingehenden Brief, der nicht sowieso gescannt oder automatisch weitergeleitet wird, von außen fotografieren und den jeweiligen Kunden per Email über dessen Eingang informieren.
Die macht es unseren Kunden sehr leicht, selbst über die Wichtigkeit des betreffenden Briefes zu entscheiden und die Abholung oder anderweitige Behandlung entsprechend zu planen.

Unter Postservice versteht man im Kontext des virtuellen Büros eine Dienstleistung, die dem Kunden bestimmte Arbeiten rund um die Behandlung von ein- und/oder ausgehender Post abnimmt.
Aufgrund der einfacheren Schnittstellen zum Unternehmen bzw. Unternehmer konzentrieren sich die meisten Dienstleister dabei auf die eingehende Post.

Bei uns werden alle unter der jeweiligen Geschäftsadresse ankommenden Poststücke angenommen (eventuell gegen Unterschrift) und durchlaufen dann den folgenden Prozess:

1. Sortieren und Filtern
   Wir sortieren alle offensichtliche Werbung, unseriöse "Registerofferten" und betrügerische Rechnungen aus, wie sie nach Handelsregisteranmeldungen leider nach wie vor versandt werden.

2. Fotografieren (falls Postlagerung gewünscht und vereinbart)

3. Scannen (falls gewünscht und vereinbart)

4. Email-Benachrichtigung
   Bei der Wahl von Postlagerung oder Scannen versenden wir am Tag des Posteingangs eine entsprechende Email mit den Fotos bzw. Scans aller eingegangenen Poststücke.

5. Versand (falls Postweiterleitung gewünscht und vereinbart)

6. Ablage im kundeneigenen Postfach (außer bei vereinbarter Postweiterleitung)

Ausnahmen und Abweichungen sind bei uns nach kurzer Information problemlos möglich. So können wir z.B. auch bei vereinbarter Postlagerung einzelne Briefe schnell und unkompliziert scannen oder weiterleiten und finden auch sonst gerne flexible Lösungen, die unmittelbare Probleme lösen.

Neben der Lagerung und dem Scanservice ist die regelmäßige Weiter­leitung von Poststücken eine der drei Hauptmöglichkeiten des Postservices, die von unseren Kunden hauptsächlich genutzt werden.

Im Angebotspreis inbegriffen, also ohne Extrakosten, ist die Postnachsendung aller eingegangenen Briefe an eine innerdeutsche Zieladresse, die jederzeit und auf Zuruf geändert werden kann.

Auch ins europäische Ausland (z.B. die Schweiz oder Frankreich) leiten wir wöchentlich Post weiter, dann allerdings zu einem kleinen Aufpreis, um die höheren Portokosten zu decken.

Im Gegensatz zur Postlagerung und dem Scanservice verschicken wir an diejenigen unserer Kunden, die ihre Post weitergeleitet haben möchten, keine Emails mit Eingangsbenachrichtigungen.

Hin und wieder erreicht uns die Frage, ob wir auch meldefähige Privatadressen anbieten. Der Hintergrund ist meistens, dass jemand für längere Zeit ins Ausland geht und sich aus verschiedenen Gründen jedoch in Deutschland nicht abmelden möchte und daher einen Anbieter sucht, der "virtuelle Privatadressen" anbietet.

Einen solchen Anbieter kann es jedoch in Deutschland nicht legal geben!
Der private Wohnsitz, auf den sich die Pflichten zur An- und Abmeldung gemäß Bundesmeldegesetz beziehen, begründet sich aus dem tatsächlichen Aufenthaltsort einer Person und kann nicht "virtualisiert" werden.

Da unsere Büroräume nur für geschäftliche Zwecke zugelassen sind, ist ein Anmeldung als Wohnsitz an unserem Standort daher leider nicht möglich.

Neben der Lagerung und der Postweiterleitung ist die elektronische Bereitstellung aller eingehenden Briefe als Scans eine der drei Hauptmöglichkeiten des Postservices, die von unseren Kunden hauptsächlich genutzt werden.

In diesem Fall öffnen wir alle eingehenden Poststücke, sortieren und filtern offensichtliche Werbung und "Abzock-Angebote" (wie die berüchtigten "Register-Offerten" nach der Handelsregister­anmeldungen) aus und scannen die verbleibenden Dokumente mit einem professionellen Scanner in hoher Auflösung und aktivierter OCR (Optical Character Recognition, also "Optischer Zeichenerkennung").
Die Ergebnisse stellen wir am Tag des Eingang als durchsuchbare PDF Datei per Email zu.

Die Emails enthalten dabei nicht die – oft etwas größeren – Dateien selbst sondern vielmehr einen oder mehrere private und nicht erratbare Download-Links. Die Dateien selbst liegen für 30 Tage auf unserem Server und werden danach automatisch und vollumfänglich gelöscht.

Unser Scanservice bietet ihnen den schnellsten und unmittelbarsten Zugriff auf alle Ihre geschäftliche Post und ermöglicht die Bearbeitung von jedem Ort der Erde auch während längerer Auslandsaufenthalte.
Zudem ermöglicht er von vornherein den Aufbau eines sauberen elektronischen Archivs der gesamten Unternehmens­kommunikation, mit allen sich daraus ergebenden Vorteilen.

Der Sitz der Geschäftsführung (manchmal auch: Ort der Geschäftsleitung) ist dort, wo der für die laufende Geschäftsführung maßgebliche Wille gebildet wird. Nach gängiger Rechtsprechung ist dies grundsätzlich der Ort, an dem die Geschäftsführer eines Unternehmens tatsächlich tätig sind.

Der Sitz der Geschäftsführung lässt sich also anders als der Sitz der Gesellschaft nicht per Vertrag oder Dokument festlegen, sondern ergibt sich aus den tatsächlichen Verhältnissen.

Bei traditionellen Unternehmen stimmt der Sitz der Geschäfts­führung meist mit dem Sitz der Gesellschaft überein, weil beide im "Hauptbüro" des Unternehmens angesiedelt sind.
Bei Unternehmen, die ihren Firmensitz in einem Virtuellem Büro haben, kann die Unterscheidung zwischen den beiden Orten dann wichtig sein, wenn sie sich in verschiedenen Finanzamtsbezirken befinden.

Während für alle handelsrechtlichen Fragen (wie z.B. Erfüllungsort und Gerichtsstand) ausschließlich der Sitz der Gesellschaft maßgeblich ist, spielt für alle steuerrechtlichen Fragen (wie z.B. Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und ggf. Körperschaftssteuer) der Sitz der Geschäftsführung die wichtigere Rolle. Für diese ist nämlich immer das Finanzamt am Ort der Geschäftsführung verantwortlich.

Als Unternehmer ist es wichtig, den Finanzbehörden hier mit größtmöglicher Transparenz gegenüberzutreten, um das Risiko späterer Probleme bei Prüfungen etc. soweit wie möglich zu reduzieren.

Die Empfehlung für unsere Kunden ist daher wie folgt:

• Der Sitz der Gesellschaft kann problemlos und jederzeit über eine gemietete Geschäftsadresse zu uns gelegt werden.

• Als Sitz der Geschäftsführung sollte im Rahmen der steuerlichen Anmeldung (also im "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung") der tatsächliche Arbeitsort der Geschäftsführer angegeben werden. Dies ist oft der private Wohnsitz, kann aber auch jedes andere Büro oder ebenfalls unsere Adresse sein, wenn die Geschäftsführung einen der von uns angebotenen Arbeitsplätze nutzt.

Manche Gründer machen sich Sorgen, dass sie durch die Angabe ihres privaten Wohnsitzes ggü. dem Finanzamt einen Teil der Vorteile eines virtuellen Büros – nämlich den Schutz der Privatsphäre – verlieren. Dem ist jedoch nicht so!

Die einzige nach außen sichtbare, also ggü. Kunden, Geschäftspartnern und ganz allgemein der Öffentlichkeit, kommunizierte Adresse ist die des Sitzes der Gesellschaft!
Der eventuell abweichende Sitz der Geschäftsführung ist nur dem Finanzamt und dem Gewerbeamt bekannt, das diesbezüglich zum Datenschutz verpflichtet ist. Diese Adresse wird nirgends veröffentlicht und hat handelsrechtlich keinerlei Relevanz!
Zudem lässt sie sich jederzeit und kostenlos durch eine Mitteilung ans Finanzamt verändern bzw. aktualisieren. Hier muss man sich also keine Sorgen machen.

Wie immer stehen wir Ihnen für alle Fragen – nicht nur zu diesem Thema – jederzeit gerne zur Verfügung!

Mit Sitz der Gesellschaft (auch Firmensitz oder Geschäftssitz genannt) bezeichnet man den Betriebs­mittelpunkt (also die Haupt­nieder­lassung) von Handels­gesellschaften. Dieser wird gemäß §11 AO im Allgemeinen durch den Gesellschaftsvertrag bestimmt, kann also frei festgelegt werden.

§ 4a GmbHG in der seit dem 1.11.2008 gültigen "Neuen Fassung" konkretisiert diese Regelung für GmbHs noch einmal folgendermaßen:

Sitz der Gesellschaft ist der Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt.

Vor dem 1.11.2008 galt noch diese Bestimmung:

Als Sitz der Gesellschaft hat der Gesellschaftsvertrag in der Regel den Ort, an dem die Gesellschaft einen Betrieb hat, oder den Ort zu bestimmen, an dem sich die Geschäftsleitung befindet oder die Verwaltung geführt wird.

Damals war es daher schwieriger, den Sitz der Gesellschaft sauber vom Sitz der Geschäftsführung zu trennen, was auch ein Grund dafür ist, dass virtuelle Büros früher weniger häufig genutzt wurden, als heutzutage.

Der Sitz einer Handelgesellschaft ist vor allem maßgebend für die Bestimmung des Erfüllungsorts, des Gerichtsstandes, des für die Führung des Handelsregisters zuständigen Registergerichts und des Insolvenzgerichts (§3 InsO).
Außerdem gehört die vollständige Angabe des Sitzes zu den Pflichtangaben im Impressum, auf Geschäftsbriefen und Rechnungen.

Eine wichtige Frage, bei der der Sitz der Gesellschaft nicht ausschlaggebend ist, ist die, welches Finanzamt für das Unternehmen zuständig ist. Dies bestimmt sich nämlich aus dem Sitz der Geschäftsführung, der sich v.a. bei Nutzung eines virtuelle Büros oft vom Firmensitz unterscheidet.

Im Internet gefunden zu werden ist für immer mehr Unternehmen essenziell für den Geschäftserfolg. Dabei hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass es wichtig ist, auch und insbesondere in den Suchergebnissen für lokale Anfragen aufzutauchen, also Suchanfragen mit regionalem oder kommunalem Bezug (wie z.B. "Umzugsservice Freiburg" oder "Schädlingsbekämpfung Südbaden").

Aber auch ohne direkte Angabe eines Orts- oder Regionsnamens in der Suchanfrage berücksichtigen praktisch alle Suchmaschinen den Standort des Suchenden, wenn das Thema einen lokalen Bezug vermuten lässt. Die Ergebnisse einer Suche nach "Reparaturservice für Kaffeemaschinen" unterscheiden sich deutlich je nachdem, ob die Anfrage von einem DSL-Anschluss in Freiburg oder einem Handy in Stuttgart gestellt wird.

Unternehmen, die Dienstleistungen auch überregional (also in mehreren Städten) anbieten, stellt dies vor das Problem, dass die Suchmaschinen zwar den veröffentlichten Unternehmens­hauptsitz als Standort erkennen und entsprechend berücksichtigen, von den weiteren Zielorten allerdings nichts wissen. Dementsprechend ist es für ein in Freiburg nicht ansässiges Unternehmen sehr schwer, sich in den Suchergebnissen mit Freiburger Bezug auf den vorderen Plätzen durchzusetzen.

Eine gute und kostengünstige Lösung für dieses Problem kann eine einfache Geschäftsadresse oder ein virtuelles Büro sein, mit dem sich das Unternehmen direkt im Freiburger Zentrum platzieren kann. Nach entsprechender Anmeldung (z.B. bei Google) verbessern sich die Rankings für alle lokalen Suchen typischerweise sofort deutlich.

Idealerweise kombiniert man hier die Freiburger Firmenadresse gleich noch mit einer dazu passenden Freiburger Festnetznummer, die dann z.B. einfach an die zentrale Auftragsannahme weiterleitet. Eine Freiburger Telefonnummer (mit Vorwahl 0761) rundet das lokale Profil nicht nur für alle Kunden ab, sondern wird auch von den Suchmaschinen nochmals als Verstärkung des Regionalbezugs bewertet.

Ein gutes Komplement zur postalischen Geschäftsadresse in Freiburg ist eine Freiburger Festnetznummer, die wir Ihnen gerne jederzeit einrichten. Diese ist nicht nur für die Suchmaschinenoptimierung gut, sondern rundet den lokalen/regionalen Bezug Ihres Angebots auch allen potenziellen Neukunden und Geschäftspartnern im Freiburger Raum gegenüber ab.

Typischerweise wird eine solche Festnetznummer von uns so eingerichtet, dass sie alle Gespräche z.B. an die zentrale Auftragsannahme am Hauptstandort weiterleitet.

Neben den reinen Telefongebühren i.H.v. von einigen Cent pro Minute für die Weiterleitung fallen lediglich noch einmalige Einrichtungskosten von 15 EUR (zzgl. USt.) an.